Архивное хранение документов — База знаний МБМ

Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь - Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь

В основных правилах работы архивов в организациях. М.д.) , а в методических рекомендациях "Составление описей".М. в разделе "Особенности составления описей по личному составу" также рекомендуют составлять по номинальному признаку и только в крупных предприятиях можно составлять описи по видам документов.д. ед.хр. или как)?

При прочих равных данная система должна обеспечивать минимальные затраты на организацию процесса хранения документов, которые в современных условиях в основном складываются из затрат, связанных с арендой помещений, затрат на техническое, кадровое и методическое обеспечение функционирования архива.

Для организации эффективного процесса управления нужно соответствующее информационное обеспечение: поиск, сбор, хранение и своевременное представление требуемой информации по тому или иному запросу. Функцию предоставления информации можно представить как своего рода логическое дополнение процесса хранения данных. На сегодняшний день подавляющее число коммерческих организаций используют в своей деятельности традиционные системы документационного обеспечения управления, основанные на работе с данными не на электронных носителях, а всего лишь обеспечивающие обработку «бумажных документов». Таким образом, в процессе функционирования организации возникает некая совокупность разнородных неструктурированных документов, упорядоченных разве что только по структурным подразделениям (причем, чем больше организация, тем больше объем документооборота).

В целях обеспечения конфиденциальности и предоставления доступа к документам только авторизованному персоналу компании клиента применятся система авторизации сотрудников. Авторизованный сотрудник сам назначает себе персональный идентификационный номер (ПИН), который будет запрашиваться для подтверждения любого заказа вместе с его подписью. Главный координатор заверяет список авторизованных сотрудников своей подписью и печатью компании. Этот список впоследствии может быть дополнен, либо отменен.

В комплексе мероприятий по формированию Архивного фонда Калининградской области важная роль отводится правильному построению работы архивов организаций. Настоящие Методические рекомендации определяют общие положения по внедрению и применению новых Основных правил работы архивов организаций. М.

Основные правила работы архивов организаций. Необходимость их подготовки и внедрения обусловлена кардинальными изменениями в экономике, реформированием в системе управления правовых основ архивного дела, а также широким внедрением в общественную жизнь новых информационных технологий.

Архивные документы общественных организаций (профсоюзных и других), существующих при учреждении с момента регистрации этих общественных организаций в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, представляют собой самостоятельные архивные фонды. При передаче на постоянное хранение в архив они могут присоединяться к фондам соответствующих учреждений, образуя объединённые архивные фонды.

Основная задача этого раздела – унификация, основанная на соблюдении преемственности учёта архивных документов на стадиях ведомственного и государственного хранения, и повышение уровня работы организаций по учёту документов, приближение её к архивным требованиям. Важность этих требований особенно актуальна, так как в ряде архивов организаций учёт ведётся не всегда согласно внедряемым Правилам.

Что предполагается переработать? В разработке находится новый терминологический ГОСТ по делопроизводству и архивному делу и будут разработаны новые правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, где должны быть приняты во внимание современные реалии и правовые основы работы архивов организаций. Росархив считает, что в ближайшее время принимать эти правила нет смысла, пока не будут разработаны порядок подготовки и передачи в государственные и муниципальные архивы документов, созданных в электронной форме и единые технологии, форматы архивирования электронных документов.

Как уже отмечалось негосударственная организация передает свои документы, то есть включает документы, находящиеся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании договора с государственным или муниципальным архивом (ст. Следует особо отметить, что этот договор фиксирует не столько передачу документов на постоянное хранение, сколько передачу их в собственность государства. Документы, переданные по такому договору в государственный или муниципальный архив и включенные в состав Архивного фонда страны возврату в организацию не подлежат, последняя имеет лишь право использования этих документов.

График передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭМК государственного архива или ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета составляется в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, по форме, согласованной с соответствующим государственным архивом, структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета.

Особенности работы архивов организаций с научно-технической, аудиовизуальной документацией, документацией в электронном виде, а также документами, образовавшимися на протяжении жизни граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства (их семьи рода) (далее - граждане) либо приобретенными ими на законных основаниях и находящимися в их собственности, регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно на основании нормативных правовых актов Республики Беларусь, локальных нормативных правовых актов, устанавливающих перечни типовых документов с указанием сроков хранения и (или) ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, иных актов законодательства Республики Беларусь, а также перечней документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

Подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, перечнями документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения и внесение их на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивов;

Основное отличие от исторической справки – состав рассматриваемых документов (не весь фонд, а только, например,  документы по личному составу). Меньшее внимание уделяется истории организации, большее – характеристике состава документов и особенностям их обработки.

Так же как и историческая справка, предисловие к описи составляется при первой обработке документов организации и продолжается при последующих. Так же подписывается составителем и лицом, ответственным за архив.

Так же как историческая справка служит для облегчения рабо??ы с документами и является непременным атрибутом при передаче документов организации в какой-либо архив.

Чаще всего описи составляются по хронологически-структурному  либо по структурному принципу. В первом случае дела формируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы – по структурным подразделениям организации. При отсутствии четко выраженной структуры организации  дела формируются по хронологическому принципу – только по годам/периодам. В пределах каждого года дела формируются по степени важности – приказы, лицевые счета, журналы учета и т.д. Более подробно о составлении описей см.

Экспертиза ценности проводится методом полистного просмотра документа членами комиссии. Комиссия создается один раз на период деятельности организации и включает представителей ведущих подразделений: бухгалтерии, кадровой службы, архива. Возглавляет экспертную комиссию, как правило, заместитель директора. Комисси?? проводит заседания и оформляет протоколы с решениями, связанными с утверждением описей на документы длительного, постоянного сроков хранения и по личному составу и определяет, какие документы подлежат уничтожению. Четкого регламента периодичности проведения заседаний нет, достаточно заседать раз в год, если в прежние годы документы обрабатывались и сдавались в архив.

Для того, чтобы не ошибиться со сроками хранения, следует пользоваться принципом поглощения большего срока меньшим. Из трех документов – ФЗ о бухгалтерском учете (того, который будет действовать на момент определения организацией срока хранения документов), НК РФ и Перечня – нужно выбрать максимальный срок хранения конкретного документа и применять его. Аналогичное правило касается ситуаций, когда организация хранит документы по сделкам с контрагентом, зарегистрированным на территории иностранного государства. Надо сравнить максимальные сроки хранения в этой стране и в РФ, и выбрать максимальный.

Существует ряд документов, запрещенных к уничтожению. Это, прежде всего, документы, содержащие информацию о стаже работников. Кроме того, при ликвидации каждая организация должна сдать свои документы в государственный или муниципальный архив в соответствии с указаниями местного архивного учреждения. Без этого акт о ликвидации организации подписан не будет. Однако после ликвидации организации документы становятся государственной или муниципальной собственностью.

В организациях, в состав которых входят структурные подразделения, номенклатура дел должна составляться и в каждом структурном подразделении. По сути, номенклатура дел структурного подразделения является выпиской из сводной номенклатуры дел организации. Номенклатура дел организации один раз в пять лет подлежит согласованию с экспертной комиссией организации и экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. Категорией для дел является срок хранения – чем выше срок, тем важнее дело. Эти графы необходимо заполнить в конце года, в котором действовала данная номенклатура дел. В последних двух графах необходимо выделить переходящие дела и дела с минимальным сроком хранения. Продолжении хранения или уничтожении этих дел принимает экспертная комиссия компании по согласованию с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. Переходящие дела – это незакрытые дела, которые необходимо продолжать вести в будущем календарном году: личные дела, дела выборных органов, дело о многолетнем кредите.

742.0425ms

Похожие статьи