Архив организации: задачи, функции

Правила устанавливают единые требования, предъявляемые к деятельности архивов организаций при работе с управленческой документацией на бумажных носителях (приему, хранению, учету и использованию документов). Требования, изложенные в Правилах, в части общих норм (организация планирования и отчетности, организация труда, научная и методическая работа, публикационная деятельность) распространяются на работу архивов организаций с научно-технической документацией, кино-, фото-, фоно- и видеодокументами и документацией в электронном виде. При этом особенности работы архивов организаций с научно-технической, аудиовизуальной документацией, документацией в электронном виде, а также документами, образовавшимися на протяжении жизни граждан либо приобретенными ими на законных основаниях и находящимися в их собственности, регулируются иными актами законодательства Республики Беларусь. 

Правила устанавливают порядок работы архивов государственных органов, а также иных организаций Республики Беларусь независимо от их формы собственности и организационно-правовой формы. Действие Правил распространяется также на представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь, в части установления требований по организации накопления, хранения, учета и использования архивных документов. 

Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь - Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь

Основная з??дача этого раздела – унификация, основанная на соблюдении преемственности учёта архивных документов на стадиях ведомственного и государственного хранения, и повышение уровня работы организаций по учёту документов, приближение её к архивным требованиям. Важность этих требований особенно актуальна, так как в ряде архивов организаций учёт ведётся не всегда согласно внедряемым Правилам.

В комплексе мероприятий по формированию Архивного фонда Калининградской области важная роль отводится правильному построению работы архивов организаций. Настоящие Методические рекомендации определяют общие положения по внедрению и применению новых Основных правил работы архивов организаций. М.

Основные правила работы архивов организаций. Необходимость их подготовки и внедрения обусловлена кардинальными изменениями в экономике, реформированием в системе управления правовых основ архивного дела, а также широким внедрением в общественную жизнь новых информационных технологий.

, не изменены положения, которые пока не утратили своего практического значения. Это касается в основном задач и функц??й архивов, порядка подготовки и передачи дел и документов из структурных подразделений организации в её архив, условий и режима хранения документов, проведения экспертизы их ценности, отбора и передачи на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Особенности работы архивов организаций с научно-технической, аудиовизуальной документацией, документацией в электронном виде, а также документами, образовавшимися на протяжении жизни граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства (их семьи рода) (далее - граждане) либо приобретенными ими на законных основаниях и находящимися в их собственности, регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно на основании нормативных правовых актов Республики Беларусь, локальных нормативных правовых актов, устанавливающих перечни типовых документов с указанием сроков хранения и (или) ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, иных актов законодательства Республики Беларусь, а также перечней документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

График передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭМК государственного архива или ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета составляется в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, по форме, согласованной с соответствующим государственным архивом, структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета.

Подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, перечнями документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения и внесение их на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивов;

В отличие от Основных правил работы архивов организаций проект новых Правил не содержит положений, относящихся к организационным аспектам деятельности самого архива (не определяет цели и задачи архива, его функции, права и др.). Основное назначение Правил – установить требования к организации процессов архивного хранения документов от комплектования архива организации документами до организации использования документов.

Правила распространяются на органы государственной власти, органы местного самоуправления и организа??ии – источники комплектования государственных и муниципальных архивов, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации (далее – организации). Положения Правил могут использоваться также и другими государственными и негосударственными организациями, в деятельности которых не образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Если учесть, что в настоящее время форма номенклатуры дел организации и порядок ее разработки изложены только в документе методического характера - Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв.

В ходе разработки проекта Правил дважды проводилось рецензирование документа архивистами: первый раз – работниками органов управления архивным делом в субъектах Российской Федерации, государственных и муниципальных архивов, второй раз – работниками архивов федеральных органов исполнительной власти. Все полученные замечания внимательно рассматривались, причем на заключительном этапе – временной рабочей группой, в которую входили специалисты ВНИИДАДа и Росархива.

Определяют правила подготовки описей управленческих документов и фотодокументов в соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации» (М. Основное внимание концентрируется на тех вопросах составления описей, которые вскользь прописаны в существующих нормативно-методических документах или вызывают у архивистов и работников организаций наибольшие затруднения. В качестве приложений даны формы описей.

Рас??мотрена последовательность проведения проверки наличия и состояния дел в архиве организации: выверка комплекта учетной документации, сверка фактического наличия дел с описью и проверка их фи??ического состояния, оформление результатов проверки наличия и состояния дел, организация розыска дел, оформление итогов розыска дел, рассмотрение вопроса о снятии с учета дел, не обнаруженных при проверке наличия и в результате розыска дел, внесение изменений в учетные документы. Во второй части рекомендаций последовательность работы рассмотрена на конкретном примере одной из сельских администраций. В качестве приложений даны формы актов и других документов, заполняемых в ходе проводимой работы.

Примерная номенклатура дел составлена в целях создания методической базы для рациональной организации делопроизводства и составления индивидуальных номенклатур дел в муниципальных архивах. Устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве муниципальных архивов на территории Пермского края.

Составлена на основе действующих правил и норм в области государственного учета. Сохраняет традиции и преемственность с методикой составления и ведения учетных форм в архивных учреждения, является осно??ным методическим документом по организации государственного учета документов в них, контролю за постановкой учета документов в организациях - источниках комплектования. Устанавливает порядок организации и методику государственного учета документов на всех видах носителей и касается только традиционных технологий ведения учетных архивных документов. В приложении приведен полный комплекс учетных форм и примеры их заполнения.

Хранение документов - одна из функций любого юридического лица, будь оно государственным предприятием или коммерческой фирмой. Казалось бы, чего проще - выделить помещение, ввести штатную единицу для работы с архивом и передать туда все документы! Но на деле возникает масса вопросов: начиная с того, как правильно оборудовать помещение для документов, и заканчивая тем, где их следует хранить, если организовать собственный архив затруднительно. Создание архива, его функционирование, использование архивных документов - все э??о подразумевает комплекс организационных мероприятий, некоторые финансовые затраты и, само собой разумеется, наличие квалифицированных кадров. ч. документов по личному составу) в случае невозможности создания собственного архива.

При разработке комплекса этих документов рекомендуем основываться на Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утв. Примерное положение распространяется на архивы организаций, создающих в процессе своей деятельности доку??енты Архивного фонда РФ. Если организация (как государственная, так и негосударственная) не является источником комплектования государственного или муниципального архива и не передает свои документы в установленном порядке в соответствующий архив, она должна исключить из положения об архиве все, что относится к документам Архивного фонда РФ.

Если в процессе деятельности организации создаются документы, относящиеся к Архивному фонду РФ, то одной из важнейших задач архива является подготовка и передача этой части документации на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными законодательными и иными нормативными правовыми актами в области архивного дела, принятыми Российской Федерацией и субъектами РФ.

Архив организации следует расположить в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или от??ельном помещении. Это помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи. Вблизи здания (помещения) архива не должно быть и объектов, загрязняющих воздух.

671.0384ms

Похожие статьи