Журнал Управление персоналом

С целью лучшей и эффективной организации архивного дела , а также строгого соблюдения соответствующих нормативно - методических документов в области архивного строительства Главархивом СССР разработаны " Основные правила работы ведомственных архивов ". Они являются обязательными для всех министерств , ведомств , учреждений , организаций и предприятий страны , включенных в состав организаций, образуется документация которых после соответствующего отбора поступает в ГАФ СССР и подлежит государственному хранению.

В номенклатуру дел организации из типовой и примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. Заголовок каждого дела с типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации. Спецификой приблизительной номенклатуры дел является то, что по одному заголовку дела примерной номенклатуры может быть предусмотрено несколько заголовков дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру, могут быть объединены и включены в номенклатуру дел организации как один заголовок.

В Основных правилах работы архивов организаций сказано , что в зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы ДОУ (как раз чаще всего в форме архивохранилища ). Виды создаваемых архивов зависят от компетенций и функций самой организации.

Согласно существующим нормам в сфере архивного дела организация разрабатывает и утверждает свои локальные акты , направленные на регламентацию порядка работы с архивными документами в делопроизводстве и архиве или архивохранилище. Четкое выполнение требований инструкций и положений позволяет эффективно решать задачи по упорядочению архивных документов , обеспечения их сохранности и использования.

Локальные нормативные акты, регламентирующие работу архива организации , создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в вопросах упорядочения архивных документов организации , обеспечения их сохранности и использования. Сориентироваться в данном комплексе официальных документов нам поможет к.и.н., доцент , заведующий кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. буровая

Если в организации нет архива , а только архивохранилище , то основные направления его деятельности отражаются в Положении о структурном подразделении , в составе которой он создан , но во всех случаях целесообразно разрабатывать Положение о архивную службу , работе с архивными документами и т.п.

Формированием документов в дела должен заниматься каждый специалист, работающий с документами. Следует учесть, что документы формируются в дела по определенным признакам, чтобы потом их легко было искать в архиве. Архивистами был создан специальный справочный документ, с помощью которого служебные документы распределяются по папкам (делам). Он называется номенклатурой дел. Это систематизированный перечень заголовков всех дел, которые работники будут заводить в организации в очередном году. Номенклатура дел составляется накануне нового календарного года, обычно в декабре, чтобы было известно, какие дела следует формировать в компании в очередном году с января по декабрь.

Особенности работы архивов организаций по научно-технической , аудиовизуальной документации, документации в электронном виде , а также документами , образовавшихся в течение жизни граждан Республики Беларусь , иностранных граждан и лиц без гражданства (их семьи рода) (далее - граждане) или приобретенными ими на законных основаниях и находятся в их собственности , регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

Сроки хранения документов , не отраженных в перечни документов с указанием сроков хранения , указанных в части первой настоящего подпункта , определяются ЦЭК ( ЭК) организаций по согласованию со структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов или государственными архивами (для организаций , являющихся источниками комплектования государственных архивов ) , ЦЭК вышестоящих организаций ( для других организаций).

Подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов , установленных ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения , перечнями документов Национального архивного фонда , образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им ( входящих в состав , систему) организаций , с указанием сроков хранения и внесения на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивов ;

Если в процессе деятельности организации создаются документы, относящиеся к архивного фонда РФ , то одной из важнейших задач архива является подготовка и передача этой части документации на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями , установленными законодательными и иными нормативными правовыми актами в области архивного дела , принятыми российской Федерацией и субъектами РФ.

Архив организации следует расположить в специально построенном или приспособленном для хранения документов здания или отдельном помещении. Это помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таким , например, можно отнести бензоколонки , стоянки автомашин , гаражи. У здания (помещения) архива не должно быть и объектов , загрязняющих воздух.

Одна из важнейших задач архива - обеспечение сохранности документов. С этой целью необходимо создать оптимальные условия их содержания. Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений , вредных воздействий окружающей среды и исключают их потерю. Соответственно в архиве должны соблюдать определенный световой , температурно- влажностный и санитарно - гигиенический режимы.

Анализ судебной практики оказывает следующий лейтмотив. Если возник спор с архивом о приеме документов ликвидированной организации им на хранение, то задача суда - установить, к какой форме собственности относятся документы этой организации. От ответа на данный вопрос зависит, какой архив - государственный или муниципальный - обязан принять документы. При этом суды учитывают и социальную направленность хранения архивных документов, содержащих информацию о трудовом стаже и заработной плате граждан (личных дел, личных счетов и т.п.) - ведь они необходимы для соблюдения социальных прав людей (чаще всего такие документы востребованы при назначении пенсий , но не только).

Итак , если архивные учреждения отказали вам по каким-то оснований в принятии документов по хранению, стоит обратиться сначала в их вышестоящую организацию и только потом идти в суд , приложив к заявлению и материалам дела все документы , подтверждающие досудебный порядок урегулирования спора.

Если организация имеет договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации , то документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий архив. Если же договорных отношений с архивным учреждением не является , то в этом случае архив обязан принять на хранение только документы по личному составу. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Если ваша ныне действующая организация процветает и еще не включена в список источников комплектования архива , то стоит проявить инициативу и попытаться заключить договор хотя бы о сотрудничестве , если удастся сделать это на выгодных для себя условиях. Чем архив будет в ваших документах , тем большего вам удастся добиться. Перед подписанием необходимо самым внимательным образом оценить и те обязательства , которые архив захочет вас положить. Вашей организации могут обязать :

Обеспечение сохранности - это комплекс мероприятий по созданию нормативных условий , соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов , исключающих их хищение потерю и обеспечивают поддержание их в нормальном физическом состоянии , обеспечивающие сохранение архивных документов в архиве

За последние десятилетия сложилась политическая , социально-экономическая ситуация в стране отражается на формирование Архивного фонда РТ. В результате административных реформ происходит ликвидация и реорганизация целого ряда органов и организаций , негосударственных структур , меняется состав и содержание традиционной документации на бумажной основе, все более широкое развитие получают новые формы документирования , компьютерные технологии и т.д.

Материально -техническое обеспечение архивов организаций и архивохранилищ шагнуло вперед. На смену деревянным стеллажам пришли новые металлические , компактные , передвижные стеллажи дела помещаются в бескислотные коробки , которые изменили картонные прокладки , сейчас во многих организациях есть охранные сигнализации и системы автоматического пожаротушения.

Как Вы смогли проследить , каждый из вышеперечисленных пунктов тесно взаимосвязан друг с другом. На основе правильно разработанной номенклатуры формируются и обрабатываются дела долговременного хранения. Составленные описания дел длительного хранения является важным учетным документом и научно справочным аппаратом к документам, позволяет свободно ориентироваться в общем документообороте.

Основной частью НЕА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описания дел и заменяющие их номенклатуры дел, каталоги, картотеки, справочники, исторические справки, тематические и фондовые обзоры. Документы фондов организаций с многосторонней, межотраслевой информации и фондов личного происхождения с особо ценными и уникальными документами подлежат первоочередной описания; описания должны быть обеспечены указателями разных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировка исполненных документов в дела , систематизацию дел , индексацию и сроки хранения дел , является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве , а ведомственном архиве и архиве организации используется для учета дел временного хранения.

Экспертиза ценности документов проводится на основе : действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения , типовых и примерных номенклатур дел ; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Типовые перечни документов , подлежащих передаче на государственное хранение , и типовые перечни документов с указанием сроков хранения составляются и утверждаются Главархивом СССР. На основе этих перечней союзные , союзно -республиканские и республиканские (при отсутствии союзных ) министерства и ведомства разрабатывают ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения и утверждают их совместно с Главархивом СССР или Главархивом соответствующей союзной республики.

1045.2018ms

Похожие статьи