Архив организации: с чего начать

В основных правилах работы архивов в организациях. М.д.) , а в методических рекомендациях "Составление описей".М. в разделе "Особенности составления описей по личному составу" также рекомендуют составлять по номинальному признаку и только в крупных предприятиях можно составлять описи по видам документов.д. ед.хр. или как)?

При прочих равных данная система должна обеспечивать минимальные затраты на организацию процесса хранения документов, которые в современных условиях в основном складываются из затрат, связанных с арендой помещений, затрат на техническое, кадровое и методическое обеспечение функционирования архива.

Для организации эффективного процесса управления нужно соответствующее информационное обеспечение: поиск, сбор, хранение и своевременное представление требуемой информации по тому или иному запросу. Функцию предоставления информации можно представить как своего рода логическое дополнение процесса хранения данных. На сегодняшний день подавляющее число коммерческих организаций используют в своей деятельности традиционные системы документационного обеспечения управления, основанные на работе с данными не на электронных носителях, а всего лишь обеспечивающие обработку «бумажных документов». Таким образом, в процессе функционирования организации возникает некая совокупность разнородных неструктурированных документов, упорядоченных разве что только по структурным подразделениям (причем, чем больше организация, тем больше объем документооборота).

Основные правила работы архивов организаций представляют собой нормативно-методический документ, в котором устанавливается порядок выполнения процессов на разных этапах деятельности архивных учреждений.

на конгрессе Международного совета архивов (МСА) в Мон-реале в рамках работы специальной секции впервые был обсужден кодекс поведения архивистов. в Ренне (Франция) состоялось заседание секции профессиональных архивных ассоциаций МСА; комитет этой секции провел три заседания, обсуждая кодекс архивиста. на очередном конгрессе в Китае. Этот документ – Международный этический кодекс архивистов – очертил рамки поведения тех, кто занят в архивной сфере.

Архивисты должны защищать целостность архивных материалов и гарантировать их сохранность таким образом, что они будут продолжать оставаться достоверным свидетельством прошлого. Первейшей обязанностью архивистов является обеспечение целостности и сохранности документов, переданных на хранение.

Формы учетных и иных документов архивов, упоминаемые в настоящих Правилах и отсутствующие в приложениях к ним, устанавливаются специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

При проведении экспертизы ценности документов в ведомственном архиве используются типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, перечень документов организации, подлежащих приему в конкретный государственный архив, номенклатура дел организации, утвержденная в установленном порядке. Для установления приемов и методов работы по определению ценности документов используются нормативно - методические документы по данному вопросу, разработанные и утвержденные Главархивом СССР, другими учреждениями государственной архивной службы СССР, а также министерствами (ведомствами), самой организацией.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а ведомственном архиве и архиве организации используется для учета дел временного хранения.

Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел и заменяющие их номенклатуры дел, каталоги, картотеки, указатели, исторические справки, тематические и фондовые обзоры. Документы фондов организаций с многосторонней, межотраслевой информацией и фондов личного происхождения с особо ценными и уникальными документами подлежат первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателями различных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам.

Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов партийности, историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: роль и место организации (лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций; время и место образования документов. К критериям содержания относятся: значимость события (явления, предмета), отраженного в документах; значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа. К критериям внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);наличие резолюций, помет; особенности передачи текста; особенности материальной основы документа; особенности физического состояния документа.

В целях выявления нарушений правил хранения архивных документов Национальным архивом РТ и Главным архивным управлением при КМ РТ организовывались комплексные (тематические) проверки организаций. На практике, подобным образом удалось сохранить документы многих организаций.

Обеспечение сохранности – это комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивающих сохранность архивных документов в архиве

Материально-техническое обеспечение архивов организаций и архивохранилищ шагнуло вперед. На смену деревянным стеллажам пришли новые металлические, компактные, передвижные стеллажи; дела помещаются в бескислотные коробки, сменившие картонные прокладки, сейчас во многих организациях имеются охранные сигнализации и системы автоматического пожаротушения.

В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документооборота на электронных носителях, у организаций возникает необходимость в появлении правил хранения аудиовизуальной и электронной документации.), но они не прошли регистрацию в Министерстве юстиции РФ, и могут не применяться на практике.

Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Главное различие в форме номенклатуры дел федеральных органов исполнительной власти, муниципальных, государственных (бюджетных) организаций и организаций частных (негосударственных) заключается в том, что частные организации не обязаны проходить процедуру согласования ??водной номенклатуры дел в государственных архивах, так как они не обязаны передавать свои документы на хранение в государственные архивы. Поэтому на номенклатуре дел частных организаций часто отсутствует гриф согласования экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения. Есть частные организации, в структуре которых отсутствует архив. В таких случаях на номенклатуре дел не будет проставлена виза заведующего архивом или архивиста (архивариуса), ответственного за архив.

Если организация имеет структурные подразделения, номенклатура составляется для каждого из них, а затем они объединяются в сводную номенклатуру дел. Для составления сводной номенклатуры дел надо использовать структуру (штатное расписание) организации. При составлении номенклатуры дел, наряду с нормативно-методическими документами общегосударственного характера, названными выше, необходимо использовать:

Она содержит предусмотренные типовой и примерной номенклатурой дел заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. Заголовки дел конкретизируются с учетом специфики организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Может, если в соответствии с его должностной инструкцией он отвечает за организацию делопроизводства. Если же такая служба создана как структурное подразделение: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел документационного обеспечения, – то ответственность за составление номенклатуры дел (НД) возлагается на эту службу.

Данным нормативным правовым актом регулируются вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. С помощью этого документа работник кадровой службы получит представление об основных принципах организации архивного дела.

В Федеральном законе «Об архивном деле» нет нормы, обязывающей коммерческие организации создавать архив. Однако проблема тут в другом. Дело в том, что документы, образующиеся в деятельности компании, ни в коем случае нельзя уничтожать, так как они могут быть затребованы при разнообразных проверках вашей организации. То есть в любом случае документация должна быть оформлена должным образом и находиться на хранении. Чаще всего прин??тие решения о структуре подразделения зависит от объема документооборота организации.

795.6014ms

Похожие статьи